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Microsoft365利用に係るプライバシーポリシー

1.基本的考え方

群馬県では、群馬県の業務において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は利用目的の範囲内で適切に取扱います。

2.アンケート機能(Forms)の利用について

群馬県では、情報収集のために、Microsoft365のアンケート機能であるMicrosoft Forms(以下、「Forms」)を利用します。回答者は、群馬県がFormsを利用して作成したフォームに回答することで、入力した情報に対し、Microsoftが行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。

なお、データ処理については、Microsoft社のプライバシーポリシーによって定められています。また、Formsのサービス利用による損害については、群馬県は責任を負わないものとします。

3.収集する情報の範囲

Formsでは、フォームを送信した日時等Formsの利用に係る情報を自動的に収集します。

Formsのご利用にあたっては、群馬県の業務に必要な範囲でお名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等(以下「利用者属性」という。)の記入をお願いすることがあります。

4.利用目的

群馬県がMicrosoft365を利用して収集した情報は、群馬県の業務において提供するサービスを円滑に実施するために、また、今後のサービス向上のための参考として利用します。

5.利用及び提供の制限

群馬県では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合、その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を利用目的以外のために利用したり第三者に提供したりしません。

ただし、統計的に処理されたMicrosoft365への回答情報、利用者属性等の情報については公表することがあります。

6.安全確保の措置

群馬県は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

7.適用範囲

本プライバシーポリシーは、群馬県がMicrosoft FormsをはじめとするMicrosoft365を利用して収集した情報にのみ適用されます。

8.継続的な見直しについて

群馬県では、本プライバシーポリシーの内容について適宜見直しを行い、その改善に努めます。